包头供电局客服中心蒲公英创新工作室开发报装资料数字化档案处理系统

发布时间： 2020-11-04 15:52:26 来源：中国电力网作者：刘向飞静波

　　中国电力网讯包头供电局客服中心是受理客户报装用电的单位，档案室已经存放了近二十年的客户报装资料,已经形成资料过多无法存放的局面。2019年客服中心蒲公英创新工作室开发一套电子档案管理系统及档案资料自动化扫描编码系统,作为当年的创新项目，将档案室现存的报装资料全部数字化，可节省报装资料的存放空间，有利于资料的长时间保存，同时大幅提高资料查询的效率，更便于资料的阅览。

　　电子档案管理系统放置在蒲公英创新工作室，配置高速扫描仪和电脑，可以对现存的纸质资料进行快速扫描，同时通过管理系统自动将扫描生产的数字化文件进行编码，储存在触摸电脑内，并利用触摸屏的方式以便于对存档资料的查询与浏览。利用资料自动化扫描编码系统，可自动将纸质资料扫描成数字化的影像资料，并且自动编码后存入档案管理系统，相关人员可以通过该系统快捷地检索浏览报装资料。电子档案管理系统有效解决传统档案保管过程中存在的防火、防潮等一系列问题，对报装资料无限期保存，并且可以节省存放空间，缓解办公场地不足的矛盾。按照平均每年报装1500户，每份20页资料计算，每年可节省纸张3万余张，节省报装资料打印、复印等费用，每年节约费用均在万元以上。通过一年的运行，现已将2006年--2018年报装工单进行了扫描，录入业务工单两万多份，将近40万页的资料，充分发挥了预期的效果。